Komerční spisovna | TC Transcentrum

Spisovna TC

Spisovna záhlaví 1
Spisovna záhlaví 2
Spisovna záhlaví 4

Archivace (skladování) dokumentů a odborná skartace, včetně všech souvisejících služeb.

Revize spisových plánů a řádů, včetně poradenství.

Spisovna TC e-mail print

Odborný dozor archivní správy a splnění zákonných podmínek

Provoz akreditované komerční spisovny podléhá evidenci a metodickému dohledu Státního oblastního archivu v Praze. Skladovací prostory a provoz spisovny splňují zákonné podmínky v souladu s ustanovením zákona č. 250/2014 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhlášky č. 213/2012 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů:

- skladový areál se nachází mimo záplavové území (č.j. 311300/jb/05/040 Povodí Labe)

- není v ochranných pásmech vzletových a přistávacích drah letišť (č.j. 710/05-720 Úřad pro civilní letectví)

-koncentrace znečišťujících látek jsou podlimitní (č.j. OČO-39/05 Český hydrometeorologický ústav)

- splnění ostatních podmínek (stanovisko k žádosti o koncesi č.j. SOAA-3681/20-2005 Státní oblastní archiv v Praze)

Technické a bezpečnostní parametry

Komerční spisovna sídlí v oploceném areálu nad železniční stanicí v obci Krnsko. Skladová budova je čtyřpodlažní objekt ve vlastnictví firmy o přízemní ploše 660m², vybavený nákladním výtahem a bezbariérovými přístupy. Pro hlavní příjem, skartaci a administraci slouží 2 zvýšené podlaží, kde je i hlavní přístupový vchod. Další přístupový vchod je i v přízemním podlaží, z druhé strany budovy. Podlaží jsou celkově plášťově zabezpečena ve II. a III. bezpečnostním stupni (okenní magnety, pohybová čidla a mříže) Elektrická zabezpečovací signalizace (EZS) má oddělenou elektronickou požární signalizací (EPS) s celkovým připojením na pult centralizované ochrany firmy CENTR-PCO v.o.s. s nepřetržitou dálkovou dohledovou službou.

Ukládací prostor je bezbariérový a je vybavený stacionárními a kompaktními pojízdnými regály s povrchovou úpravou v komaxitu od firmy RAMET C.H.M. a.s. Regály jsou schváleny Strojírenským zkušebním ústavem v Jablonci nad Nisou Závěrečným protokolem o schvalování č. 306057 ke skladování dokumentů. Na přání ukladatele lze ocelové regály oddělit a opatřit uzamykatelnými posuvnými dveřmi či navíc elektronicky zabezpečit. Délka police v regálových sestavách 7-9 polic nad sebou je 96cm, hloubka 35cm a přestavitelná výška 30cm.

Kromě skladových prostor, vybavených práškovými hasicími přístroji se v budově spisovny nachází přípravna (místnost sloužící k příjmu, třídění a ukládání dokumentů do krabic), skartovací místnost (sloužící k likvidaci schválených dokumentů s již prošlou lhůtou skladování), kde je umístěn certifikovaný skartovací stroj KOBRA CYCLONE, který skartuje ve stupni utajení dle NBÚ 1-3, s možností přímého bezkontaktního sledování průběhu skartace. Dále jsou v budově odkládací prostory, studovna pro nahlížitele, vybavená počítačem s připojením na internet, kanceláře a ostatní sociální zázemí pracovníků spisovny. Pro snadnou manipulaci s větším množstvím dokumentů je spisovna vybavena elektrickým vysokozdvižným vozíkem STILL RX20-20.

Uskladněné dokumenty (pokud nejsou záměrně dovezeny v původních obalech) jsou uchovávány v archivních krabicích o rozměrech 35x26x12cm. Krabice jsou z archivní lepenky vyrobené v alkalickém prostředí zamezující žloutnutí dokumentů, vnikání prachu a světla. Do 1bm regálu se vejde 8 krabic o průměrné hmotnosti 5kg. Vnitřní prostory jsou temperovány na teplotu 15-25ºC a vlhkost je udržována v rozmezí 45-55%. Na skladované dokumenty je sjednáno pojištění obecné odpovědnosti za škodu ve výši 10 mil. Kč s  Kooperativou pojišťovnou, a.s. pod č. 7720691513 na prokázanou hodnotu zničených věcí.

Základní údaje obsažené v jednotlivých krabicích jsou zadány ve speciálním ukládacím programu Podnikové písemnosti od firmy Bach systems. Nově uložená data se pravidelně zálohují a vždy jedna záloha celého programu je umístěna mimo objekt spisovny. Zaměstnanci spisovny jsou bezúhonní, zavázáni k zachování mlčenlivosti a k dodržování zákonů ochrany osobních dat a utajovaných skutečností.

 

Základní informace o systému archivace

Spisovna zajišťuje veškeré služby spojené s archivací dokumentů, včetně poradenské a konzultační služby ve spisové oblasti.

Skladovací proces zpravidla začíná vyzvednutím dokumentů u ukladatele, dle dohodnutých podmínek nebo přímým návozem utříděných krabic s dokumenty. Dovezené dokumenty se umístí v regálech, pokud se skladují v původních označených obalech ukladatele, nebo se vyjmou z nevyhovujících obalů (spisový obsah je zachován přepáskováním), přetřídí se dle skartačního plánu ukladatele a přendají se do archivních krabic s následným označením (vyjmutím dokumentů např. ze šanonů se zpravidla ušetří cca 1/4 skladovacího místa). Případné nalezené dokumenty s prošlou lhůtou skladování se ihned navrhnou ke skartaci a po schválení ukladatelem se odborně vyskartují.

K evidenci základních údajů obsažených v jednotlivých krabicích (ukládacích jednotkách) slouží softwarový informační program „Podnikové písemnosti", do kterého se data ukládají. Ukladatel tak po dokončení prací obdrží podrobný seznam uložených dokumentů (spisový znak, číslo krabice, obsah, množství, rok vzniku a skartační znak s ukládací lhůtou) s vyznačením roku skartace.

Na základě požadavků ukladatele spisovna zajišťuje vyhledávání jednotlivých uložených dokumentů a jejich doručení na místo určení či zaslání dohodnutým způsobem. Dosavadní komunikace s pověřenými osobami ukladatelů probíhá pomocí běžných spojů (telefon, fax, internet, poštovní služby, osobní dodávka), dle jejich požadavků.

Jednou ročně jsou zpracovány a zaslány seznamy uložených dokumentů s prošlou skladovací lhůtou jednotlivým ukladatelům s požadavkem na jejich odsouhlasení k vyřazení z evidence a provedení jejich skartace. Dle požadavků ukladatele je i zpracován skartační návrh, kterým se žádá příslušný státní archiv o povolení jejich skartace. Po odsouhlasení jsou dokumenty vyřazeny ze systému skladování a jsou připraveny k likvidaci. Dle požadavku ukladatele jsou dokumenty přímo skartovány na skartovacím stroji umístěném ve spisovně nebo jsou převáženy v uzamykatelných kontejnerech k likvidaci na externím velkokapacitním certifikovaném stroji. Po skartaci dokumentů je vydáno potvrzení o jejich odborné skartaci.

 

Rychlý kontakt

TC TRANSCENTRUM spol. s r.o.
Komerční spisovna TC
Krnsko 184
294 31 Krnsko u Mladé Boleslavi

+420 326 736 937
+420 602 171 838
+420 602 119 433 

GPS: 50°22'38.600"N 14°52'5.600"E

Email: spisovna@spisovna-tc.cz
spisovna@transcentrum.com